Gestão documental do escritório contábil em ano eleitoral

Publicado em

23 de junho de 2026

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Da Redação

Escritórios de contabilidade que atendem muitos clientes convivem o ano inteiro com um desafio operacional silencioso: receber, conferir e organizar documentos que chegam por WhatsApp, e-mail, drives pessoais e links avulsos. Sem um canal estruturado, cresce o risco de perda de arquivos, duplicidade de versões e dificuldade de localização, e esse risco se intensifica sempre que o volume documental aumenta.

Em 2026, esse volume tem um pico previsível. A temporada de prestação de contas coloca escritórios contábeis diante de prazos definidos e de uma quantidade expressiva de documentos por cliente: notas fiscais, contratos com fornecedores, extratos bancários, comprovantes de pagamento, relatórios de gastos e documentos de encerramento. Cada conjunto precisa estar conferido e rastreável antes das datas de envio, e não nos dias que as antecedem.

O problema, na prática, raramente é técnico ou jurídico. É logístico. E tende a se agravar na mesma proporção em que cresce o número de clientes atendidos ao mesmo tempo.

No contexto eleitoral, em que esse volume atinge o pico, o desafio fica ainda mais evidente. Para Edivan Miranda, instrutor de contabilidade eleitoral do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (CRC-SP), especialista em prestação de contas eleitorais e partidárias e diretor da EIG Assessoria Contábil, a questão é estrutural. “Quando a campanha começa, os documentos começam a chegar de todos os lados. Se o escritório não tem uma estrutura pronta para receber e separar tudo por candidato desde o primeiro dia, os últimos dias antes do prazo viram uma operação de resgate, e é aí que os erros aparecem”, afirma.

Para ele, a conferência cruzada entre extratos bancários e documentos comprobatórios é o ponto mais crítico. “Cada entrada de dinheiro nas contas bancárias de campanha precisa ter documentação comprovando a origem dos recursos. Fazer isso manualmente com vários candidatos, usando arquivos espalhados em conversas de WhatsApp, é inviável sem retrabalho”, completa.

A percepção reflete um movimento mais amplo no setor. Para Karoline Ribeiro, executiva de negócios da SEPTE com passagem pelo setor contábil, a busca por organização não é novidade para quem acompanha a maturidade tecnológica das empresas de contabilidade. “O setor de contabilidade possui altíssimo grau de evolução tecnológica e é hoje um dos mais focados em melhorias digitais”, observa.

Segundo a executiva, a procura por ambientes centralizados de recebimento e controle de documentos cresceu de forma consistente dentro da base de clientes da empresa à medida que os períodos de maior volume se aproximam. Para a SEPTE, é um sinal de que os escritórios passaram a tratar a organização documental como parte da operação, e não como tarefa de última hora.

Algumas medidas ajudam a reduzir os riscos operacionais quando o volume de documentos aumenta. A primeira é definir um canal único de recebimento por cliente, com registro de quem enviou, o que enviou e quando. Outra é padronizar a estrutura de pastas, separando os documentos por cliente e por categoria, como receitas, despesas, contratos, extratos e encerramento. Também vale estabelecer regras de nomeação de arquivos, com identificação clara de cliente, fornecedor, data e natureza do documento. O controle de permissões de acesso garante que cada pessoa visualize ou envie apenas os documentos pertinentes à sua função, prática também alinhada à Lei Geral de Proteção de Dados. A conferência cruzada entre extratos e documentos comprobatórios deve ser periódica, sem se concentrar nos dias finais. Por fim, antecipar a coleta documental, orientando os responsáveis com o máximo de antecedência, evita o acúmulo de última hora.

Tratada dessa forma, a organização documental deixa de ser uma etapa administrativa de fim de processo e passa a funcionar como uma camada de governança que reduz o retrabalho e preserva a rastreabilidade das informações ao longo de todo o período.

Orientações práticas sobre como organizar os arquivos recebidos durante a prestação de contas estão reunidas em um guia no blog da SEPTE, disponível no site.

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Economia

PGFN define critérios para falência de grandes devedores

Publicados

15 minutos atrás

7 de julho de 2026

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Da Redação

Regulamentada em março, a Portaria PGFN nº 903/2026 definiu critérios para a atuação da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional em casos envolvendo grandes débitos tributários. A norma sinaliza maior eficiência na fiscalização e estabelece em quais situações o requerimento de falência poderá ser utilizado, de maneira excepcional, como instrumento de recuperação de créditos da União.

Ao alterar as regras da Portaria PGFN nº 33/2018, o texto atualiza os procedimentos adotados pela Fazenda Nacional na cobrança de dívidas já formalizadas. A regulamentação abrange desde a comunicação ao devedor até situações em que podem ser aplicadas medidas mais severas para recuperar os valores inscritos em dívida ativa.

Com a mudança, a PGFN passa a observar cinco critérios cumulativos para avaliar a viabilidade do pedido de falência: existência de dívida ativa da União ou do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) igual ou superior a R$ 15 milhões; frustração da execução fiscal, quando os meios de cobrança patrimonial se mostram ineficazes; cumprimento dos requisitos da Lei de Falências (Lei nº 11.101/2005); ausência de negociação ativa com a União; e autorização prévia da Coordenação-Geral da PGDAU.

Segundo a advogada tributarista Juliana Pereira, da RomaWise Gestão Tributária, o julgamento do REsp 2.196.073/SE pelo Superior Tribunal de Justiça (STJ), aliado à Portaria PGFN nº 903/2026, representa uma mudança relevante na atuação da Fazenda Nacional. Na avaliação da especialista, embora a Portaria estabeleça critérios objetivos para o ajuizamento dos pedidos de falência, permanece o debate sobre a efetividade da medida para a recuperação do crédito tributário e seus impactos sobre a continuidade da atividade empresarial.

A advogada destaca, ainda, que, entre os cinco requisitos cumulativos da Portaria, um está sob controle da empresa: a inexistência de proposta de negociação individual pendente. “Na prática, apresentar proposta de negociação da dívida afasta esse requisito e, com ele, o cabimento do pedido de falência”, afirma.

Para as empresas, a nova Portaria amplia a atenção sobre os passivos tributários inscritos em dívida ativa. Débitos elevados, execuções fiscais em andamento e histórico de inadimplência recorrente passam a ter maior relevância em um cenário de modernização processual do Fisco e de aplicação de sanções mais severas aos contribuintes inadimplentes.